Quy định mới nhất về cách dùng ký nháy, ký tắt, ký chính thức

Ký tên có những loại ký nào? Cách sử dụng ký tắt, ký nháy và ký chính thức? Trách nhiệm của người ký nháy so với văn bản? Phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký nháy? Một số pháp lý trong việc ký tên trên văn bản mới nhất?

Trong những loại văn bản hành chính thông dụng, thường Open những dạng chữ ký khác nhau gồm ký nháy, ký tắt và ký chính thức. Theo đó, những dạng chữ ký này có những nguyên tắc cơ bản khi sử dụng. Vậy lao lý về ký nháy, ký tắt, ký chính thức lúc bấy giờ dưới góc nhìn pháp lý như thế nào để sử dụng cho đúng?

Luật sư tư vấn pháp lý về việc ký tên trên văn bản: 1900.6568

Căn cứ pháp lý:

– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của nhà nước phát hành ngày 05 tháng 03 năm 2020 về Công tác văn thư

– Theo thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 hướng dẫn kiến thiết kiến thiết xây dựng Quy chế công tác làm việc văn thư, tàng trữ của những cơ quan, tổ chức

Đối với mỗi văn bản thường sống sót 2 loại chữ ký gồm: ký nháy (hay ký tắt) và ký chính thức (hay ký ban hành).

1. Ký tắt, ký nháy là gì?

Trong những văn bản pháp lý hiện hành chưa có pháp luật đơn cử khái niệm “ký tắt”, “ký nháy” cũng như cách sử dụng của loại chữ ký này. Tuy nhiên, trong một khoanh vùng phạm vi khác, ký tắt/ký nháy có xuất hiện và được đề cập đến như sau:

Tại Khoản 7 Điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được chuyển nhượng chuyển nhượng ủy quyền triển khai để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự tính ký là văn bản sau cuối đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Ngoài ra, Điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng lao lý công tác văn thư, lưu trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai triển khai có pháp luật như sau:

“1. Người đứng đầu đơn vị chức năng chức năng chức năng chức năng chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu nghĩa vụ và nghĩa vụ và nghĩa vụ và nghĩa vụ và nghĩa vụ và nghĩa vụ và trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; so sánh lao lý của pháp luật về bảo vệ bí hiểm nhà nước xác lập việc đóng dấu mật, đối tượng người tiêu dùng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định;

Xem thêm: Nguyên tắc ký nháy? Có cần ký nháy trên những trang của hợp đồng không?

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục phát hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận””.

Như vậy, hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn có thể hiểu chữ ký nháy (chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm mục đích xác lập văn bản trước khi phát hành đã được thanh tra thanh tra thanh tra thanh tra rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản.

2. Ký chính thức là gì?

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của hàng loạt văn bản, chữ ký chính thức do người có thẩm quyền phát hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức vụ của người ký. Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc có 1 số ít trường hợp thì không nhất thiết phải đóng dấu theo lao lý của từng đơn vị phát hành văn bản đó

3. Cách sử dụng ký tắt, ký nháy:

Ký nháy là chữ ký được ký ở cuối dòng văn bản hoặc là cuối đoạn văn bản. Một số chữ ký nháy được ký ở cuối cùng của đoạn văn bản và nằm ở cuối mỗi trang văn bản. Ký nháy còn được gọi với một cái tên khác đó là ký tắt, tức là người ký nháy sẽ không ký khá rất vừa đủ chữ ký của mình giống như một chữ ký hoàn chỉnh mà chỉ ký vắn tắt những chữ ký tại 1 số ít vị trí được nhu yếu ký nháy.

Trong thực tế, chữ ký nháy có thể xuất hiện tại những vị trí sau:

Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản: Chữ ký nháy này xác nhận tính liền lạc của văn bản, người ký nháy ký tại tổng thể những văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang biểu lộ tính liền lạc của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong những trang của văn bản.

Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản: Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

Chữ ký nháy tại phần chức vụ người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận: Chữ ký nháy ở phần chức vụ người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Xem thêm: Ký nháy là gì? Quy định về ký nháy? Trách nhiệm của người ký nháy?

*Một số ví dụ về những văn bản cần có chữ ký nháy

Với bất kể văn bản hành chính nào được soạn thảo bởi các cơ quan hành chính nhà nước đều phải có chữ ký nháy, kể cả các văn bản quy phạm pháp luật hoặc những văn bản lưu hành nội bộ của một cơ quan, tổ chức cũng bắt buộc phải có chữ ký nháy.

Ví dụ: Công văn, Quyết định, Các văn bản luật, Thông báo,…

Đối với khối doanh nghiệp tư nhân hoặc các tổ chức, cơ quan không phải cơ quan hành chính nhà nước, không bắt buộc hàng loạt các văn bản phải có chữ ký nháy. Nhưng cũng có một số văn bản mà người soạn thảo văn bản cũng như những người cùng tham gia ký văn bản cần có chữ ký nháy tại cuối mỗi trang của văn bản.

Ví dụ: Hợp đồng có nhiều trang, Các văn bản công văn, thông tin của doanh nghiệp có nhiều trang và người soạn thảo văn bản không phải là người có thẩm quyền ký văn bản đó.

4. Cách sử dụng ký chính thức:

Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức vụ của người ký nằm ở cuối trang văn bản và có giá trị xác nhận lại hàng loạt nội dung trên văn bản. Chỉ có người có thẩm quyền mới có trách nhiệm ký chính thức.

Chữ ký này được ký phía dưới dòng chữ ghi chữ ký chức danh, người ký: Thủ trưởng đơn vị ký, giám đốc, người soạn thảo ký, trưởng phòng ….Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức phát hành văn bản.

Thực tế, chữ ký chính thức có thể đóng dấu chức danh, tổ chức hoặc không cần đóng dấu nhờ vào vào từng mô hình văn bản và pháp luật trong cơ quan ban hàn văn bản đó.

Xem thêm: Ký chính thức là gì? Quy định về ký chính thức? Phân biệt với ký tắt?

5. Trách nhiệm của người ký nháy đối với văn bản:

Chữ ký nháy vào văn bản là cách xác định chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản hoặc biên bản đó, tránh hiện tượng chỉnh sửa hay thay đổi nội dung.

Hiện nay, chữ ký nháy chưa được lao lý chính thống về thể thức cũng như hiệu lực thực thi hiện hành tại một văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá thể cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

6. Phân biệt chữ ký chính thức và chữ ký nháy:

Chữ ký nháy được ký trước chữ ký chính thức, có tính năng kiểm tra, rà soát về nội dung, xác nhận đã đọc toàn bộ nội dung văn bản trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký chính thức.

Chữ ký nháy không có giá trị về mặt pháp lý, còn chữ ký chính thức của người ký phải trực tiếp chịu trách nhiệm pháp lý.

Chữ ký nháy không cần phải ký đầy đủ toàn bộ chữ ký như chữ ký thông thường, còn chữ ký chính thức cần phải ghi đúng và đầy đủ chữ ký thông thường, có đóng dấu xác nhận hoặc không.. Tạo CV miễn phí và tìm việc làm mơ ước với timviec365.vn

Trên đây là những đặc thù phân biệt nổi bật nhất giúp tổng thể chúng ta có thể phân biệt giữa ký nháy và ký chính thức.

7. Một số quy định trong việc ký tên:

– Màu mực chữ ký

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu: “Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”.

Như vậy, khi ký tên vào trong văn bản, phải dùng bút có mực màu xanh và điểm cần lưu ý là không dùng các loại mực dễ phai.

– Các thẩm quyền ký phát hành

Ký thay: tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký phát hành văn bản với cơ quan, tổ chức thao tác theo chính sách thủ trưởng nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc nghành nghề dịch vụ được phân công đảm nhiệm và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực thi ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.

Thay mặt: tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức thao tác theo chế độ tập thể nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt đại diện tập thể chỉ huy ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc nghành được phân công phụ trách”.

Ký thừa ủy quyền: tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được triển khai bằng văn bản, giới hạn thời hạn và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.

Ký thừa lệnh: tại Khoản 4 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức”.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *